Dit document wordt op de Algemene leden Vergadering van 4 april 2020 vernieuwd. 

Doel

ARTIKEL 1

Het doel van dit huishoudelijk reglement is om de werkwijze van het bestuur en de vereniging te regelen en bekend te stellen. 

Het bestuur

ARTIKEL 2

Het bestuur bestaat minimaal uit drie leden: voorzitter, secretaris, penningmeester. Daarnaast zijn er bestuursleden voor overige taken. Het bestuur heeft een maximum aantal leden zoals in de statuten.bepaald In het bestuur kunnen een of meer commissieleden worden opgenomen, ter versterking van het bestuur bij de voorbereiding of uitvoering van een specifieke taak. Zij zijn geen bestuursleden en hebben dus geen stemrecht of verantwoordingsplicht in de richting van de leden. Het bestuur bestaat uit de volgende leden:

-       de voorzitter, zie artikels 5, 10 en 11,

-       de secretaris, zie artikel 6,

-       de penningmeester zie artikels 7 en 12,

-       het bestuurslid belast met communicatie, zie artikels 8 , 13 en 14,

-       het bestuurslid belast met merchandising en ledenadministratie, zie artikels 9 en 15,

-       het bestuurslid belast met activititeiten, materieel en logistiek, zie artikels 10 en 15,

-       en het commissie lid belast met de nuldelijnszorg en sociaalfonds., zie artikels 11 en 16.

ARTIKEL 3

Het bestuur bestaat uit vrijwilligers. Zij ontvangen geen salaris, maar wel een vergoeding voor de gemaakte kosten voor het realiseren van de doelstellingen van de Vereniging.

ARTIKEL 4

Het bestuur vergadert minimaal zes maal per jaar en geeft daarbij sturing aan alle activiteiten binnen de NUV. Verder legt het bestuur verantwoording af en stemt zij af. De commissies van het bestuur vergaderen naar behoefte en leggen tijdig verantwoording af aan het bestuur en zorgen jaarlijks (eventueel via een bestuurslid) voor een rapportage aan/in de ALV.

ARTIKEL 5

De Voorzitter (Vz) is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de besluiten van de Algemene Ledenvergadering (ALV). De Vz is het boegbeeld van de NUV en is als zodanig zichtbaar aanwezig bij de belangrijkste activiteiten van de vereniging. De Vz is verantwoordelijk voor de planning/uitvoering van de bestuursvergaderingen. Hij leidt in principe de vergaderingen. De Vz heeft het recht de discussies in de vergadering te sluiten indien hij meent dat de bespreking over het onderwerp voldoende is besproken. Bij staking van de stemmen in een bestuursvergadering wordt het voorstel verdaagd. Als bij de volgende stemming wederom de stemmen staken beslist de Vz. De voorzitter is belast met het aansturen van de regio’s. Verder is de voorzitter plaatsvervangend lid van het Algemene Bestuur van de Stichting Veteranen Platform en de Regimentsraad JWF. De voorzitter onderhoudt de contacten met de Commissie van Beroep.

ARTIKEL 6

De Secretaris is belast met:
1. het opmaken van de notulen van de bestuurs- en ALV;
2. het voeren van correspondentie;
3. het oproepen van de leden voor een vergadering;
4. het opmaken en bijhouden van de ledenlijst;
5. de inhoudelijke aansturing van de website;
6. het bewaren van alle stukken en bescheiden behorende bij het archief van de Vereniging, gedurende minstens 10 jaar. Het archief wordt regelmatig geschoond naar inzicht van de secretaris;
7. het opmaken en uitbrengen van een verslag aan de ALV over de algehele toestand van de Vereniging gedurende het afgelopen verenigingsjaar;
8. het vervangen van de voorzitter bij afwezigheid en neemt namens de voorzitter op verzoek deel aan de vergaderingen van het Veteranenplatform en de Regimentsraad JWF.

ARTIKEL 7

Aan de Penningmeester is belast met:

1. het voeren van de gehele financiële administratie van de Verenigingbestaande uit:
2. het innen van de aan de Vereniging verschuldigde gelden, alsmede donaties, subsidies, schenkingen en legaten en andere baten;
3. het voldoen van de schulden van de Vereniging;
4. het bijhouden van een boekhouding, de inkomsten en uitgaven van de Vereniging;
5. het opmaken van een financieel verslag, bestaande uit een balans en een verlies en winst met toelichtingen voor toetsing door de kascontrolecommissie. En voor het uitbrengen van dit verslag op de ALV. Het verslag is definitef als het door de ALV is goedgekeurd.
6. het eens per kwartaal het bestuur een overzicht te geven van de financiële toestand.
7. Indien de penningmeester en of de merchandiseshop te veel kasgeld onder zijn berusting heeft, stort hij het meerdere op de bankrekening van de Vereniging.
8. Indien de voorzitter en secretaris niet aanwezig zijn, treedt hij op als waarnemend voorzitter.

ARTIKEL 8

Aftredende bestuursleden zijn verplicht bij het uit functie treden alle onder hun berusting zijnde boeken, bescheiden, correspondentie, en overige eigendommen van de Vereniging, aan hun opvolger of aan de nog in functie zijnde bestuursleden over te dragen.

Commissies

ARTIKEL 9

De Vereniging kent een aantal commissies welke volgens de werkomschrijving van de desbetreffende commissie werkt. De commissies worden benoemd door het bestuur, leggen in principe verantwoording af aan het bestuur en leggen beslissingen voor aan het bestuur (Zie onderaan). Het lidmaatschap van de commissie eindigt door ontslag bij besluit van het bestuur, door bedanken alsook door het overlijden van de lid. De commissieleden zijn geen bestuursleden en kunnen slechts namens het bestuur spreken met instemming van het bestuur. Vaak gaat het dan over een specifiek onderwerp. Vanuit de commissies wordt door tussen komst van de betrokken bestuursleden jaarlijks gerapporteerd aan de ALV. De bestuursleden zorgen ervoor dat de rapportage tijdig op de website gepubliceerd wordt, zodat de betrokken bestuursleden verantwoording kunnen afleggen en vragen kunnen beantwoorden. Uitzonderingen zijn de Kas Controle Commissie en de Commissie van Beroep. Die hebben een zelfstandige verantwoordelijkheid bij het opstellen van hun jaarrapport en behoeven dus geen instemming daarover van het bestuur. Zij worden benoemd en ontslagen door de ALV.

ARTIKEL 10

De Commissie van Beroep (CvB) behandelt de klachten van de leden van de NUV die geen of onvoldoende antwoord hebben gehad bij klachten of opmerkingen gericht aan het bestuur. Zij doet dit door klachten te analyseren en een rapport op te stellen met een advies. De commissie zal binnen twee weken na het melden van een zaak contact opnemen met betrokke(n). Een klacht van een of meer leden dient binnen maximaal twee maanden te zijn afgehandeld, tenzij de Commissie unaniem van mening is dat er meer tijd nodig is. Deze afwijking dient te worden gecommuniceerd aan zowel de klager(s), als aan de Voorzitter van het NUV bestuur. Indien een advies van de commissie niet leidt tot een oplossing, wordt het voorgelegd aan de ALV. De voorzitter onderhoudt de contacten met de CvB.

ARTIKEL 11

De regionale Commissie (RC) is de commissie van regionale vertegenwoordigers van de NUV. De leden van de RC organiseren activiteiten in hun regio, conform het beleid van de NUV. Jaarlijks dienen zij daartoe een begroting in. Jaarlijks stemmen zij in een commissie vergadering af met de Vz van de NUV die hierover rapporteert in de ALV.

ARTIKEL 12

De Kas Controle Commissie (KCC) controleert jaarlijks de werkzaamheden van de Penningmeester. Dit geschiedt ruim voordat de ALV wordt gehouden. Er wordt op de ALV door de KCC een advies gegeven. aan de leden. Op basis van dit advies neemt de ALV een besluit over de goedkeuring van het financiele verslag. Als het goed gekeurd wordt wordt daarmee aan het bestuur decharge verleend voor het gevoerde finaciele beleid over het afgelopen jaar. Het verslag ligt voor en tijdens de ALV ter inzage. De Penningmeester onderhoudt de contacten met de KCC en coördineert de activiteiten, zodat de rapportage tijdig ter beschikking is voor de ALV. 

ARTIKEL 13 

De redactiecommissie (RC) draagt zorg voor de vulling van de Dubbel Vier met kwalitatief goed bruikbare en leesbare artikelen. Zij voert een actief beleid: dat wil zeggen dat zij namens het bestuur de leden en potentiële andere auteurs uitdaagt om artikelen te schrijven. De RC zorgt daarbij wel dat de inhoud van die artikelen de NUV op geen enkele wijze in problemen kan brengen. De RC valt onder de verantwoordelijkheid van het bestuurslid communicatie, die hierover rapporteert in de ALV. 

ARTIKEL14 

De Website commissie (WC) draagt zorg voor een goede website met veel informatie over en van de vereniging.. Zij draagt zorg voor een goede presentatie van informatie aan de leden en aan niet leden. De WC valt onder het bestuurslid Communicatie, die hierover rapporteert in de ALV.

ARTIKEL 15

De Commmissie Materieel en Logistiek (CML) coördineert de toelevering van materieel en diensten aan offiele activiteiten als Wageningen, NL Veteranendag en ad hoc evenementen als regionale veteranendagen.Bij materieel valt te denken aan voertuigen, tenten, roadblock. Bij diensten valt te denken aan mensen, merchandising, infra, etc. Verder ondersteunt zij met materieel en diensten de interne activteiten van de NUV, haar regio’s en collega verenigingen. Het bestuurslid activiteiten stuurt deze commissie aan en rapporteert hierover in de ALV.

ARTIKEL 16

De Commissie Nuldelijnszorg (CNZ) bestaat uit de nuldelinszorgers van de NUV onder leiding van het commissielid Nuldelijnszorg. Het zorgt voor een goede uitvoering van de zorg en een goede verantwoording van activiteiten en kosten. Belangrijk is dat deze commissie voor het bestuur de noden van de leden goed in kaart brengt. Het commissielid Nuldelijnszorg en Sociaalfonds rapporteert hiervoer in de ALV. Hij rapporteert over de afgelopen mutaties en inzet van het Sociaalfonds.

Slotbepaling

ARTIKEL 17

In alle gevallen waarin de statuten, het huishoudelijk reglement en/of besluitenlijst van de Nederlandse UNIFIL Vereniging niet voorzien, alsmede ingeval van geschillen omtrent uitlegging oftoepassing van de statuten, huishoudelijk reglement en/of de besluitenlijst beslist het bestuur en legt verantwoording af aan de ALV.